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最低限のマナーはどこまで?送付状の書き方の注意点を把握しておこう

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最低限のマナーはどこまで?送付状の書き方の注意点を把握しておこう

急な締切にあせらないためにも事前に準備をしておこう

そんなに急に言われても!?

「何の気なしに眺めていた新聞で、気になる企業の求人広告を発見。応募締め切りは1週間後。あわてて履歴書を用意することになった。」

「転職サイトは全部Webのやり取りだけだと思っていたら、『面接の前に履歴書をご送付ください』と電話連絡がきた。履歴書なんか、大学の時から書いていない。どうすればいいんだっけ?」

Web上でのやり取りが普通になった今でも、「履歴書」だけは相変わらず必要なのが日本の転職活動。しかも、タイトなスケジュールで進行することも多い転職活動では、「今週中に履歴書を送付してください」なんて指示も珍しくありません。

応募する会社がまだ決まっていないあなたも、「転職活動、はじめようかな?」と思ったときから用意しておくとよいのが履歴書と職務経歴書。急な締切であせらないためにも、履歴書だけはすぐに対応できるように準備をしておきましょう。

参考:転職する最適なタイミングは?季節ごとの動向を見極め転職しよう

   転職スケジュールを立てるシンプルな鉄則

最低限のマナーはどこまで?送付状の書き方の注意点を把握しておこう

履歴書の準備はできたのだけど…

「応募の方は、履歴書をご送付ください」という求人票、よくありますよね。履歴書はしっかり丁寧に記入したけれど、これどうやって送るの??と、迷う方がたくさんいらっしゃいます。

今回は、転職活動で必須の「送付状」について、書き方や注意点などをご紹介していきます。なお、送付状はあくまで「送付」する際に必要なものです。「面接時に履歴書をご持参ください」という場合は送付状を用意する必要はありません。

参考:失敗しない履歴書の書き方

   人事の目に留まる職務経歴書の書き方をマスターしよう

   最低限これだけは!応募マナーを知っておこう

「履歴書を送ってください」と言われたら

まずは全体的な注意点からご紹介します。

1. 締切厳守。できれば締切2日前までに到着するように手配しよう

何よりも守らなければならないのは締切です!応募者多数の企業の場合、締切を1日でも過ぎたものは開封もしないという厳密な対応をする企業も珍しくありません。

応募者の履歴書の6割は締切当日に到着し、2割程度は当日消印で送られてきます。締切に余裕をもって送られてくる履歴書は、それだけでも好印象です。「年齢的に少し不利かも」「じっくり経歴を見てほしい」といった方は、早めに送付すればするほど印象も良く、じっくり見てもらえる可能性が高くなります。

そのためにも、履歴書はいつでも送付できるように準備しておきたいですね。

2. 履歴書の用途があっているか再確認しよう

履歴書は市販のもので構いません。ただし、「アルバイト・パート用」ではなく、「就職・転職活動用」をチョイスしてください。記載内容が異なります。

今は完全に手書きの履歴書ではなく、Web上で無料公開されている履歴書フォーマットを利用して、入力したものをプリントアウトすることもできます。写真部分もデータを取り込んで印刷可能なので、何社も受けることになっても追加で履歴書を購入したり、写真を焼き増ししたりする必要はありません。手間なく、日付だけ変えて印刷することもできるので、費用を抑えることができます。

字に自信のない方や、PCスキルを求められているような求人ではプリントアウトした履歴書を選択するとよいでしょう。

送付状の基本! これだけは必ず書いておこう

送付状とは、そもそも「○◯さん宛に、こういう書類を誰が何枚送りましたよ」という報告の書類です。「カバーレター・挨拶状・添え状・送り状」など、いろいろな呼び方をしますがいずれも同じものです。

送付状は履歴書と同じく、手書きでもいいですし、入力したもののプリントアウトでも構いません。

入力したものは、履歴書と同じくフォーマットが各種あります。ダウンロードしたものを利用するときは、日付、名前、宛名(前株と後株を間違えないようにしてください!)、適した時候の挨拶など、修正しなければならない箇所をよくチェックしましょう。

▼送付状の項目▼

最低限のマナーはどこまで?送付状の書き方の注意点を把握しておこう

上から順番に注意点を書いていきます。それぞれ注意点をまとめましたので、確認のうえ記入してください。

日付…記入日を書きます。西暦、和暦はどちらでも構いませんが、履歴書と統一してください。右側に書きます。

送付先企業名…前株と後株をまちがいていないかチェック。左側に書きます。

担当部署…改行しましょう

採用担当者名…採用担当者がわかる時は名前+様、わからないときは「採用ご担当者さま」

自分の連絡先…住所、電話番号、メールアドレスを入れておきましょう

自分の名前…連絡先の下に入れます

タイトル…「送付状」や「送り状」、「応募書類の送付について」でも大丈夫です。真ん中に配置します。

頭語…「拝啓」でよいでしょう

本文…頭語に1文字あけてそのままつなげます。

文例:時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。貴社ホームページの中途採用広告を拝見し、中途採用に応募いたしたく、応募書類一式を送付させていただきます。ご検討の上、面接の機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

結語…頭語が「拝啓」ならば「敬具」です。本文に1文字あけてそのままつなげます。

記…行を空けて真ん中に配置

何を送付したか…「履歴書1枚」や「履歴書1枚、職務経歴書全2枚」など、何を何枚送付したか記入します

以上…文章の最後、右下に入れます。

封筒はどうしよう?

履歴書を送付する時多くの人が迷うのが、「これ、折ってもいいのかな?」ということ。結論から言えば、折っても問題はありません。

ただし、履歴書は入社後もずっとその会社に保管される重要書類。また、会社によっては履歴書の原本は保存し、面接時にはコピーをとったものを手元に用意する会社もあります。折り目がついていると、字が見にくくなったりする可能性はありますので、「どうせ買わなきゃいけないんですけど」という場合なら、A4サイズがそのまま入るような封筒を購入されることをおすすめします。

封筒の色を気にされる方もいらっしゃいますが、基本的に多くの会社で「何色でもかまわない」と考えています。ただ、年配の人事担当者の中にはまれに「正式書類を送付するときは白い封筒を使うものだというイメージをお持ちの方もいますので、もし新たに封筒を購入しなければならないのなら、白を選んでおけば間違いありません。

最低限のマナーはどこまで?「送付状」の書き方の注意点を把握しておこう  まとめ

いかがでしたか?知ってそうで知らない転職活動で使用する送付状と封筒の書き方の注意点についてまとめてみました。

書類審査は最初の重要な関門。ここをスムーズに通過できないことには当然内定までたどり着きません。「送付状の送り方がわからなくて、一社選考逃しちゃったよ…」ということがないように、最低限のマナーを守りつつ、送付状を作成してくださいね!

転職活動が初めての方や久しぶりに転職活動をされる方は、転職エージェントに会員登録することも有益です。

転職エージェントに登録をすれば、無料で履歴書や職務経歴書の添削指導をしてくれたり、通過率が上がる送付状の書き方を教えてもらうことが可能です。

転職活動をよりスムーズに行うためにも、転職のプロである転職エージェントを活用していきましょう!

参考:効率よく就職したいなら転職エージェントを有効活用しよう!

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