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最低限これだけは!応募マナーを知っておこう

電話・メール・郵送時の応募マナーを把握しよう

履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどを郵送、送信後あなたが就職を希望している会社の人事担当者から応募資格や面接日時を電話で確認する場合があります。この電話から面接は始まっていると考え、担当者に好印象を持たれる言葉遣いやマナーを心がけましょう。

この際、最も大切なことは第一印象を良くすることです!!

最低限これだけは!応募マナーを知っておこう

電話を受信するとき・電話をかけるときのマナーの基本

1. 応募先の求人要領などが書かれているものを手持ちに持つ。メモや携帯電話の写真など。

2. 筆記用具を用意する。(聞き忘れを防ぐため)

3. カレンダーや手帳、携帯電話など日付を確認できるものを用意しておく。

4. 電話をする際のマナーとして大切なのは、先方が忙しい・休憩時間・終業間際と思われる時間帯は極力避けること。電波の悪い場所や雑音の入る場所等を避けるなど相手に配慮することが大切です。

5. 質問事項を事前にまとめておく。その場でなんとなく決めた質問はなるべく控える。

6. はっきり・大きな声でわかりやすく話す。緊張して上手く話せないなという方は、事前にメモを用意しておくことが電話マナーになります。内容を整理しておくと心にゆとりができて落ち着いて話すことができます。

7. 社会人としてのマナーも大切です。

「こんにちは。応募の件でお電話させていただきました◯◯と申します。採用ご担当者の方をお願い致します。」

などビジネスマナーに準じた内容で受け答えすると好印象になります。

8. 面接日時や面接の持ち物、採用後の予定など、大事な事柄が決まったら聞き間違えを防ぐためにも必ず復唱して確認すること。復唱は、ビジネスマナーの基本です。また、忘れないようにすぐにメモすることも大切です。

9. 電話を切る際は、担当者に感謝の気持を込めてお礼を言って、担当者が電話を切ったのを確認してから静かに電話を切りましょう。

 

※ 求人募集を行っていない場合でも、どうしても入りたい企業であれば、人事部に電話をして「求人募集の予定はありますか?」と尋ねてみましょう。場合によっては、その企業に興味をもった理由などを簡単に話してみてもよいでしょう。熱意をかってくれて、公表されていない求人募集情報を教えてくれたり、特別に会ってくれる場合もあるため相手を気遣いながら話を切り出し、簡潔にまとまった話をするよう心がけていきましょう。

エントリーシートやメールでの問い合わせ

リクナビNEXTなどの転職サイトやリクナビエージェントなどの転職エージェントは、エントリーシートを活用しての応募形式がメインです。書式に従って入力欄に記入していけばよいですが、自由欄や備考欄などを空白のまま送信すると、人事担当者が閲覧した時に応募意欲を疑われかねないので極力隅々までの記入を心がけましょう。

メールでのマナーの基本

1. 件名を必ず記入する。

「事務職求人に関するお問い合わせ」「営業職への応募の件にて」など分かりやすい言葉で記載します。

(担当者は膨大な量のメールを確認しなければなりません。一目で分かるようにする。)

2. 丁寧でありながら簡潔に内容を伝える。自己紹介は必須。出来る限り見やすい工夫を心がける。

3. 誤字・脱字がないか送信前によく確認する。

4. メールを受信した際は、なるべく早く返信するよう心がける。

5. 相手からの連絡に対しては、ちゃんと閲覧しましたよ。ということを伝えるメールを返信する。

6. 急ぎの要件は、電話で行う。

メールは、相手の表情や発している言葉などを確認することができないので特にマナーが重要になります。相手の立場にたった思いやりのある対応を心がけてください。

郵送する際のマナーの基本

履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際は、郵送封筒の準備も手を抜いてはいけません。社会人としてのマナーを守ることができているか採用担当者は細かい点までチェックしています。ちょっとしたことでも採用・不採用の原因になってしまいますので注意しましょう。

1. 白色や茶系の封筒を用意する。

2. 履歴書や職務経歴書などを折らなくてもよいサイズの封筒を用意する。

3. 履歴書や職務経歴書などをクリアファイルに入れる。

  

※書類は、相手の目を通す順番に入れるのが常識です。応募書類の場合は、「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順に重ね、書類の表側が封筒の表側にくるように入れるとよいでしょう。

4. 添え状(カバーレター)をつけることがビジネスマナーとして推奨されます。挨拶、応募のきっかけ、志望動機、簡単な自己紹介、同封の書類を記載したものを同封する。

※添え状に自分の最もアピールしたいポイントを示しておくと、人事担当者により印象づけることができます。長すぎては読んでもらえないため、簡潔にまとめるよう心がけましょう。

5. 封筒の表書き、裏書きの字を丁寧に書く。

6. 封筒の宛名の会社名は「㈱」や「㈲」などと略さず、正式名称で記入します。宛名敬称の書き方は、基本マナーです。間違った場合は目立ってしまうため注意しましょう。

7. 封をするときは、テープではなくのりを使い、「〆」や「封」と必ず書いておく。

封筒の扱い方、添え状の作成能力、細部に渡る気遣いなどすべての面であなたのビジネスマナー、応募マナーを確認されています。

逆にそのようなことができれば、他の人と大きな差別化も図ることができます。

少しでも他の人と差をつけるためにも上記のことを参考にしてください!!

参考:就職活動時の秘訣

   失敗しない履歴書の書き方

   人事の目に留まる職務経歴書の書き方をマスターしよう

   最低限のマナーはどこまで?送付状の書き方の注意点を把握しておこう

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