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仕事のミスがなくなるシンプルな5つの仕事術

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仕事のミスがなくなるシンプルな5つの仕事術

ちょっとした工夫であなたの仕事のミスは減らせます!

【仕事のミスが全部なくなったら、2時間早く帰れると思いませんか?】

「残業禁止」「効率の良い仕事を評価します」など、働き方改革を進める職場が増えてきています。そんななかで、「企画書の資料にミスがありました…明日の午前中に提案するクライアント用なので、残業申請します…。」という一言はなかなか言い出しにくいものですよね。

もちろん、あなた自身もがっくりしてしまう仕事上のミス。社会人経験が長くなればなるほど、身についた習慣はなかなか抜けないものです。

若手社会人のあいだに、「ミスが無くなる仕事術」を身につけておきませんか?

参考:これだけは知っておきたい企業が求める人材の特徴

   転職者が転職先で失敗する3つのポイント

   早く帰りたい…仕事を早く終わらせている人が実践している3つのコト

仕事のミスがなくなるシンプルな5つの仕事術

【仕事術1】仕事の「ボール」はすぐに打ち返そう!

ミスが起こりやすく、あとから被害が大きくなりがちなミスナンバーワン「仕事のうっかり忘れ」。

「企画書を一部送付しておいてください」「次の打ち合わせ日時いつがいいか、先方の部長に確認をお願いします」「確認申請書類を役所に提出してください」など、取り掛かったらちょっとの時間ですむことを、つい後回しにしていませんか?

「企画書を一部送付しておいてください」「次の打ち合わせ日時いつがいいか、先方の部長に確認をお願いします」「確認申請書類を役所に提出してください」など、取り掛かったらちょっとの時間ですむことを、つい後回しにしていませんか?

時間がたてばたつほど、当然「うっかり」する可能性は高くなり、やってしまえば「簡単な」仕事だったぶん、関係者からの印象は悪くなってしまいます。

自分が抱える「仕事のボール」の数は少なければ少ないほど、ミスがすくなくなります。

「まだちょっと時間があるからあとにしよう」ではなく、その場ですぐ次の人に送ってしまいましょう。

社内回覧など、「ハンコを押して隣の人の机に送るだけ」などの仕事を溜めておくと、いつか「またアイツか!!」という印象になってしまいますから要注意です。

【仕事術2】自分の頭に頼らない

廊下ですれ違いざま、「あ、◯◯くん、ちょうどよかった。明日の15時から時間空いている?支社会議なんだけれど、どうしても外せない用事があるから、◯◯くん代わりに出席しておいてくれるかな?」と部長に声をかけられた。「ハイ!大丈夫です!」と気持ちよく返事をしたけれど、そのあと外回りにそのまま出かけちゃったから、うっかり手帳に予定を入れ忘れて会議は無断すっぽかしをしてしまった…こんな経験はありませんか?

「めったにないことだから大丈夫」「もうすぐだから大丈夫」そう思わずに、予定は必ず「その場で」管理しましょう。手帳を持っていなかったら手近な紙にメモをして、お財布や社員証ホルダーの目立つところへ入れておきましょう。

そうすることで、仕事を依頼した人も「きちんとメモをとってくれているな」という安心感をもつことができます。

【仕事術3】仕事に取り掛からなくてはならないリミットも手帳に書き加えておこう

「2ヶ月後の会議で新企画を1人1つ提出すること」「来期の企画書ができ次第、一番にA社に持参すること」など、「ちょっと先にやらなければいけない仕事」について、どのように管理していますか?

ほとんどのかたは、手帳の「締切日当日」にメモをする、というスタイルで管理していますよね。

もし、その予定が月初めだったらその月が来るまで、その仕事のことを忘れてしまうかもしれません。ぱっとできる仕事なら、何の問題もありませんが、「新企画を発表する」「会議資料をPPTにまとめる」などの仕事は、2日前に気付いても手遅れになってしまうことも。

ちょっと先の予定に、何日かかかるような手間のかかる仕事を入れなくてはならないときは、その仕事に取り掛からなくてはならないリミットも、手帳に書き加えておくとよいでしょう。もしくはスマホのアラームをセットしておくのもよいですね。

【仕事術4】受信トレイはスッキリと&メールは削除しない

会社のメールアドレスでも、大した用事ではないお知らせメール、たくさん届きますよね。それらのメールのやり取りで起こるミスがあります。「顧客から来た発注メールをうっかり削除してしまう」、「会議開始時間変更の連絡を見落としていた」、「見積の目安をメールでA社送ったつもりが、うっかりB社に送信してしまった」などメールにまつわるミスはたくさんあります。

おすすめしたいのが「フォルダ分けをして受信トレイはスッキリとした状態をキープすること」と「メールは絶対に削除しないこと」の2点。

クライアント別や年度別、仕事のステップ別など、フォルダを作成してメールを振り分けておきましょう。受信トレイに残しておくのは「今進行中の仕事に関するメールのみ」にしておけば、メモ代わりにもなります。

メールを削除しないのは、「メールしておいたでしょ?」という状況をなくすためです。削除してしまうと、確認することができません。どんなメールでも保存しておいてください。

【仕事術5】気を利かせる時は事前に確認!

意外と多いのがコチラのパターン。

「気を利かせたつもりで、先輩社員のぶんも書類を申請しておいた」「同僚が置いていった封書を、忘れているのかと思ってポストに出しておいた」良かれと思って、人を手伝おうとした時に起こるミスです。

「いつもこうしているから」「普通はこう考えるだろうと思うから」と思っても、いつもそのとおりとは限りません。

上記の例では、「もうすぐ異動の内示が出ていたから、営業としての講習はもう受けなくてよかった。申請してしまったので、研修人数の上限を越えてしまった」「出かける直線に中身が違うことに気がついて、帰社してから入れ直そうと思っていた」というケースがあるかもしれないのです。

人のお手伝いをするときは、一声かけて確認してから、がスマートです。もちろん、「後を通る人のためにドアを押さえておく」「落とした荷物を拾ってあげる」などのマナーに関することは、今まで通り積極的にお手伝いしてくださいね。

ミスが起きたらさっと素早く謝ろう!

それでもミスが起こってしまったら?

ミスを100%なくすことは、自分ひとりで仕事をしているわけではない以上不可能です。ほとんどのミスは、自力でリカバリーしようと黙っている間に状況が悪化することがほとんど。

ミスが分かったら、すぐに報告・相談してしまいましょう。それと同時に、自分がどのようなリカバリーをするかの案も報告します。もっと良い案があれば、そちらに差し替えることも可能です。

一番してはいけないのは隠ぺい工作。なにも良いことはありません。普段信頼されている社会人なら、笑って許してもらえることも多いものですよ!

参考:仕事ができない人の5つの理由と、その対処法

   快適な職業生活をするための秘訣

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